Una de las preguntas mas frecuentes a la que nos enfrentamos cuando revisamos la documentación de un cliente a la hora de implantar un sistema de gestión de prevención de riesgos laborales, es la obligatoriedad o no de disponer de un libro de visitas en cada centro de trabajo habilitado en la empresa.
Según establece en la Resolución de fecha 11 de abril de 2006, de Libro de Visitas de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, publicado en el BOE de fecha 19 de abril de 2006, las empresas están obligadas a tener en cada centro de trabajo un Libro de Visitas.
No obstante lo anterior, cuando la empresa cuente con centros de trabajo con permanencia inferior a 30 días con 6 o menos trabajadores, no estarán obligados a tener en dichos centros los libros de visitas, utilizándose a tal efecto el del centro dónde esté domiciliada la empresa.
Otra duda surge cuando la empresa tiene domicilio social en una provincia, pero el centro de trabajo se encuentra en otro. En este sentido el Libro de Visitas lo habilitará el Jefe de Inspección de la provincia correspondiente al centro de trabajo en cuestión.
Para renovar el libro de visitas se debe presentarse el anterior, a efecto de justificar el agotamiento de sus folios; la pérdida o destrucción del libro anterior, debe justificarse mediante declaración escrita del representante legal de la empresa relativa al motivo de no presentación del libreo y prueba de que disponga.
Y COMO DATO IMPORTANTE:
Los libros agotados deben conservarse a disposición de la inspección durante cinco años contados a partir de la fecha de la última diligencia.
Pero en la era digital, no se tiene porque tener el libro de visitas en formato papel. Se puede disponer de un libro de visitas digital. Este es una aplicación web accesible desde Internet en la que se recogen y gestionan las diligencias efectuadas por la ITSS y técnicos habilitados de las CCAA. Al ser una aplicación web no requiere instalación en los equipos de las empresas o trabajadores autónomos que se acojan al mismo.
Las empresas y trabajadores autónomos podrán optar por sustituir los libros de visitas convencionales por la utilización de la aplicación. La solicitud de la sustitución será potestad sólo de aquellas que expresamente lo soliciten y sean autorizadas, emplearán la aplicación del LVE.
La empresa debe garantizar que en cada centro de trabajo en el que sustituya el libro convencional por el uso de la aplicación, dispone de un PC con conexión a la aplicación del LVE a través de Internet y que el equipo cuenta con un lector de tarjetas inteligentes (smartcard) para que los actuantes puedan emplear sus tarjetas, para lo cual además deberá instalar en el equipo los drivers de reconocimiento de distintos certificados electrónicos que están disponibles en la página web de la ITSS y el Certificado raíz del Ministerio de Empleo y Seguridad Social.
Actualmente se está implantando de forma progresiva el Libro de Visitas Electrónico; hasta este momento se puede solicitar y utilizar en las Comunidades de Galicia, La Rioja, Navarra, Cantabria y Asturias. Puede consultarse en esta Web el apartado: Atención al ciudadano > Libro de visitas-e, toda la información correspondiente al Libro de Visitas Electrónico.
