En el post del 7.01.2015 hablamos de la necesidad de estructurar debidamente las responsabilidades de una organización y de los beneficios de determinar claramente los perfiles necesarios para acometer el trabajo. En el presente post explicaremos como se debe enfocar la eleboración de un plan de formación adecuado a las necesidades de cada organización y que se entiende por evaluar la eficacia de una formación.
Expedientes /Fichas de personal.
Cuando se incorpora un trabajador a la organización, desde administración o el departamento de recursos humanos, es habitual abrir un expediente laboral con su contrato y curriculum. Un buen sistema de gestión no sólo ha de contemplar este tipo de documentos en el expediente de un trabajador. El expediente tendrá que ir enriqueciéndose con las cualificaciones adquiridas en la organización y que le capaciten para desempeñar el puesto de trabajo que ocupa. También ha de servir, en el caso de perfilar un nuevo puesto de trabajo o quedar vacante uno, para que la organización sea consciente del potencial de cobertura del puesto con personal ya existente en la organización. 
Plan de formación.
En función de los requisitos formativos de la organización de manera periódica, se debe definir un plan de formación. Lo más habitual es que el plan de formación se perfile a comienzos de ejercicio tras reflexionar sobre cuáles son los objetivos del ejercicio entrante y las debilidades detectadas en el ejercicio en cierre.
Hay que constatar que no es imprescindible tener un plan de formación de múltiples formaciones en múltiples disciplinas. Incluso un ejercicio podría quedarse vacante al no detectarse acción formativa a planificar. Esto no quita para que durante el ejercicio se detecten oportunidades formativas que al comienzo no se tomaron en consideración y deban ser incorporadas al mismo. Las acciones formativas podrán detectarse por:
  • Nuevas incorporaciones que no cumplan un perfil determinado.
  • Objetivos de mejora que impliquen formación y/o sensibilización del personal.
  • Deficiencias en el desempeño de las actividades detectadas con anterioridad.
  • Polivalencia del personal.
  • …
Evaluación de la eficacia.
Un aspecto importante y requerido en cualquier sistema de gestión es la valoración de la eficacia de las acciones formativas. Pero ¿Cómo se valora?. Este es un punto muy importante. La valoración de la eficacia es sobre la propia acción formativa en sí, y no si cada uno de los asistentes aprueban un examen o no. 
Para determinar si una acción formativa ha sido eficaz hay que tener en cuenta el objeto de la misma. Es decir, si se logra lo que se persigue con el curso la acción es eficaz, ni más ni menos. Veámoslo con varios ejemplos:
Caso A: Para entrar en una obra de construcción como Albañil me solicitan la TPC (Tarjeta Profesional de la Construcción) y para ello necesito una formación de 8 horas.
En este caso el trabajador ya tiene formación en materia preventiva, por lo que la formación a impartir no aporta más conocimientos al trabajador, y el único objetivo es conseguir la TPC, por lo que la acción formativa será eficaz si el trabajador consigue la tarjeta.
Caso B: Detectamos que el personal segrega de manera inadecuada los residuos y se plantea una sesión formativa para concienciarlos.
En este caso el objetivo es mejorar la segregación y para valorar la eficacia esperaremos uno o dos meses para ver si las incidencias en segregación desaparecen o se minimizan.
Formación de refresco:
Este tipo de formaciones son aquellas a las que la organización, ya sea por autoimposicion, por requisito contractual o por requisito legal, les ha puesto una periodicidad. Es decir que cada X tiempo el personal afectado por el requisito ha de pasar por la formación adecuada. Formaciones de este tipo suelen ser para manipuladores de alimentos, conductores de carretillas, aplicadores de biocidas,…
Estas formaciones han de estar reflejadas en la ficha del trabajador con la fecha de ultima impartición y con un aviso de caducidad para evitar incumplir el requisito.