Introducción
Todo sistema de gestión ha de ser revisado a intervalos definidos para con ello determinar si el desempeño del mismo se desarrolla según lo planificado. Tal y como estipulan los ciclos de mejora continua DEMING, y sobre los que están basados los sistemas de gestión bajo el paraguas ISO, todo sistema se planifica, desarrolla, verifica y revisa a lo largo del ejercicio definido por la organización.
El desarrollo y verificación de un sistema se gestiona a lo largo del ejercicio establecido y la planificación y revisión son dos acciones íntimamente relacionadas que se gestionan en un solo acto.
La revisión y planificación son actividades de cierre y apertura y ejercicio donde se revisa el desempeño del sistema a lo largo del ejercicio (consecución de objetivos, desempeño de los indicadores, incidencias acaecidas,….). Sin una revisión en profundidad y adecuada difícilmente se plantearan y planificarán mejoras, actividades y procesos, así como indicadores de seguimiento coherentes con la realidad de la organización.
Un aspecto importante que ha de quedar meridianamente claro ante la gestión de un sistema de mejora continua es la diferencia entre objetivo e indicador.
Así un objetivo es una mejora pretendida o ansiada por la organización, al que se le asociarán una serie de recursos para su consecución, mientras que un indicador es un valor objetivo que nos da una referencia cuantitativa del desempeño de una actividad o proceso. La diferencia es importante y no todo el mundo la tiene suficientemente clara. Veamos un ejemplo.
Imaginemos que somos el presidente de un país llamado “Empresia”. Este país funciona bien, sin problemas y sus indicadores de paro y financiación están en rangos que para el presidente y su consejo son aceptables. Pero el presidente estima que el país puede funcionar aún mejor y tras un análisis de la situación se decide mejorar el indicador de la tasa de paro, ya que detectan bolsas de paro “no estructural”. Pues bien, el país tendrá dos indicadores económicos: % de paro y prima de riesgo y un objetivo de mejora sobre la tasa de paro sobre el que tendrá que poner sobre la mesa acciones y recursos para disminuir el indicador que pretende mejorar.
Revisión de Objetivos:
Uno de los mayores problemas con los que se enfrenta un empresario o un grupo de gestión es el establecimiento de objetivos.
Como hemos definido con anterioridad, un objetivo es una mejora pretendida que ha de ser medible. Por ello un objetivo ha de estar asociado indefectiblemente a un indicador, prexistente o no. Hay situaciones en las que tenemos una amplia batería de indicadores que nos facilitan sobremanera la situación, ya que a la hora de plantear una mejora puede que la misma se pueda asociar a un indicador, pero hay otras muchas en las que se dispone de una “idea de mejora” y que se ha de concretar en algo medible. En estos casos se deberá diseñar el indicador de medida adecuado con datos disponibles de años anteriores.
Lo ideal es plantear objetivos de mejora sobre el análisis de los indicadores disponibles del ejercicio anterior, y si no es posible cuantificar una idea de mejora cualitativa sobre la que mejorar el sistema.
El siguiente paso, una vez definido el objetivo y su cuantificación, es la definición de los recursos, responsables y plazos de ejecución de cada una de las acciones o metas, que permitirán la consecución del objetivo.
En el momento de definir un cuadro de objetivos (como ejemplo puede ser el de la figura adjunta), hay que tener en cuenta que no solo hay que planificarlos, sino que hay que realizar el seguimiento de los mismos. Este seguimiento tiene dos componentes interrelacionadas, como son el seguimiento del estado de implantación de las acciones y el seguimiento del indicador asociado. La evolución del indicador asociado al objetivo sólo se entenderá por el grado de implantación de cada acción y si el seguimiento se realiza de manera concienzuda, ayuda mucho al análisis de la consecución o no de objetivos, y a la corrección sobre la marcha de los mismos en caso de detectar desviaciones.
Imaginemos que “Empresia” desarrolla planifica para el año 2015 la mejora de la tasa de paro hasta bajarla hasta un 5%, con respecto a la tasa media de paro del año 2014 (10%). Desde la presidencia se debaten las medidas a tomar, dotación presupuestaria y plazos. Las medidas se concretan en la siguiente planificación:
Y de forma gráfica se podría representar como sigue:
Conclusión:
Un objetivo de mejora debe estar soportado por datos fundamentados y se debe cuantificar frente a estos. Hay que intentar buscar el indicador frente al que se quiere mejorar y planificar debidamente los recursos necesarios para su consecución, ya que las mejoras no suceden porqué si. Todo en esta vida tiene su causa y efecto.
