Uno de los puntos más importantes dentro de los sistema de seguridad y salud en el trabajo es el tema de la coordinación empresarial. Este aspecto es de vital importancia para asegurar la seguridad tanto de trabajadores propios como ajenos, así como de cualquier visitante o usuario de las instalaciones.

La coordinación empresarial ha de ser siempre bidireccional, entre empresa contratante y autónomo. Así la empresa cliente (contratista principal o promotor en obras de construcción) tiene la obligación de iniciar el proceso de coordinación con el autónomo proveedor del servicio (subcontratista), mediante el intercambio de información preceptivo y regulado en los artículos 4.2. y 7 del Real Decreto 171/2004.

Este intercambio de información ha de asegurar que los riesgos generados por los trabajos a realizar en las instalaciones de la empresa contratante, no afectan a sus propios trabajadores, a otros trabajadores de empresas concurrentes (empresas que trabajan dentro de unas mismas instalaciones y que ejecutan su actividad de manera coincidente en el tiempo), o a visitantes o usuarios del centro de trabajo.

Este aspecto es de suma importancia para las empresas contratantes, puesto que según el artículo 42.3. del RDL 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social:

«La empresa principal responderá solidariamente con los contratistas y subcontratistas a que se refiere el apartado 3 del artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales del cumplimiento, durante el período de la contrata, de las obligaciones impuestas por dicha Ley en relación con los trabajadores que aquéllos ocupen en los centros de trabajo de la empresa principal, siempre que la infracción se haya producido en el centro de trabajo de dicho empresario principal.»

Así, para asegurar que los riesgos los menores posibles y evitar responsabilidades subsidiarias, la empresa contratante ha de asegurarse de que:
  • Se han evaluado los riesgos existentes en los trabajos a realizar (ya sea mediante un Plan de Seguridad, en el caso de obras de construcción, ó una evaluación de riesgos específica en el resto de trabajos). 
  • Los trabajadores destinados a realizar los trabajos están formados en materia de seguridad y salud y que éstos están dados de alta en la seguridad social. 
A la hora de implantar sistemas OHSAS 18001, y empezar a trabajar con las empresas, nos hemos encontrado que este aspecto es de los más conocidos por la empresas, y que más recorrido documental tienen en la organización. Pero, el hecho de que las empresas no conozcan en profundidad la legislación vigente en este ámbito, y el miedo a las implicaciones que pueda tener el accidente de un trabajador en sus instalaciones, ha provocado que lo que tendría que ser un mero intercambio de información que agilice la coordinación y mejore la seguridad de la instalación, se transforme en un proceso «acumulador de papeles» con carpetas AZ llenas de documentación. Estas carpetas ni van a salvar vidas, ni van minimizar riesgos de accidentes, ni van proteger mejor a la empresa frente a una multa. Lo único que van a conseguir es entorpecer el flujo de información entre cliente-proveedor y ocupar estanterías enteras/archivos informáticos que serían más útiles de otra forma.


Asimismo, en el caso de autónomos, al no tener trabajadores por cuenta ajena, no les aplica la mayoría de los preceptos contenidos en la Ley 31/1995 de prevención de riesgos laborales (evaluación de riesgos, planificación preventiva, reconocimientos médicos, …). Otro tema es que como autónomo, se dispongan de trabajadores contratados y estos vayan a entrar en las instalaciones de cliente. En tal caso visite nuestro artículo «Coordinación empresarial. Documentación exigible a la empresa»

Desde este artículo queremos que sean conscientes de la documentación que realmente es necesaria frente a la documentación que usualmente nos encontramos en materia de coordinación con los autónomos:

  • Copia del DNI del autónomo. Carece de sentido, ya que los datos del autónomo están en el contrato de arrendamiento de servicios.
  • Alta en Seguridad Social. Sirve para determinar el inicio de responsabilidades del cliente o contratista.
  • Certificado de estar al corriente con la S. Social. Necesaria por que genera responsabilidad del contratista por impago de cuotas. 
  • Certificado de estar al corriente de pagos con hacienda. No requerida.
  • Recibo de pago de autónomos del mes anterior. Necesaria por que genera responsabilidad del contratista por impago de cuotas
  • Seguro de Responsabilidad Civil. No requerida. 
  • Relación de  maquinaria y medios. Carece de sentido, ya que han de estar en el contrato de arrendamiento de servicios.
  • Relación de productos químicos utilizados en los trabajos y FDS. Necesaria para que el cliente determine medidas de seguridad adicionales.
  • Fotocopia del contrato con SPA y recibo. No requerida.
  • Evaluación de riesgos específica de los trabajos. No requerida.
  • Planificación de la actividad preventiva. No requerida.
  • Aceptación del PSS (sólo en obras de contrucción). No tiene sentido juridico. La recepción de la entrega por el contratista de la parte correspondiente del PSS se ha de firmar en el Libro de Subcontratación. 
  • Nombramiento del recurso preventivo: Sólo exigible al contratista principal (ver artículo de nuestro Blog «Trabajadores autonomos y recursos preventivos«.
  • Recibí de información y formación de los trabajadores. No requerida.
  • Recibí de entrega de EPIS. No requerido.
  • Recibí certificado médico de aptitud. No requerido.
Así pues, si usted es cliente o contratista, céntrese en la documentación realmente necesaria y no trate de acumular más y más documentación. Lo único que conseguirá es entorpecer el proceso de coordinación. 

Si usted es proveedor de servicios y el contratista o cliente le solicita toda la documentación arriba indicada, o incluso más, aunque no sea legalmente exigible en su totalidad, entréguesela…. es su CLIENTE.

Desde aquí hemos intentado aclarar que documentación es importante desde el punto de vista de coordinación empresarial y que documentación es innecesaria. Esta en sus manos mejorar el proceso de coordinación.