Uno de los aspectos claves y más relevantes de un sistema de gestión basados en ciclos PDCA (Plan, Do , Check, Act), ya sean ISO 9001, ISO 14001, OHSAS, ISO 50001,…etc…, es la Revisión del Sistema o Revisión por la Dirección.



La Revisión por la Dirección es la “A” del ciclo PDCA, es decir “Actuar” ante los datos disponibles y generados durante el año o periodo en curso. Es un aspecto básico de la mejora continua promulgada por este tipo de sistemas de gestión. Se trata de recopilar los datos más relevantes del sistema y su desempeño, analizar los mismos y sentar las bases para mejorar el próximo ejercicio, ó “Actuar” para mejorar el sistema.


Por ello, a la hora de enfrentarse a este punto del sistema hay que tener claros varios aspectos:
-La revisión del sistema es un acta de reunión. Es un análisis y reflexión de los puntos más relevantes del sistema, y no una memoria de la organización. Es decir no hay que detallar todo lo que ha pasado durante el ejercicio en análisis y no son necesarias revisiones de 50- 60 hojas. Una buena revisión pueden contener entre 8-10 hojas.
-Los puntos han de ser analizados en base a datos disponibles y se pueden, o bien extractar los más relevantes, o hacer referencia a ellos si están contenidos en registros del sistema.
-El análisis ha de contener reflexiones de porqué los datos son buenos son o malos, y siempre sobre los más relevantes. Es decir si disponemos de 20 indicadores y 5 de ellos destacan sobre los demás, tanto en los bueno como en los malos, el análisis ha de centrarse en ellos.
-De cada análisis ha de derivarse una conclusión, ya sea negativa o positiva. En caso de ser negativa reflexionar que podemos hacer para mejorar en nuestro desempeño y proponer vías para ello. En ocasiones, la solución puede ser inviable en el momento actual de la revisión y conviene señalarlo en el propio acta.
Cada Norma determina los puntos mínimos a tratar en cada revisión y son aspectos obligatorios a reflejar en el acta. De no ser así, estaríamos ante una no conformidad.
A continuación proponemos unas pautas para realizar una revisión por la dirección integrada de tres sistemas muy en boga en la actualidad, como son los sistemas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001. Esta propuesta incluye, además de los puntos mínimos contemplados por cada norma/especificación, algunos añadidos que ayudarán a dar respuesta a otros puntos de las normas.
Así un buen acta de reunión debería contener los siguientes puntos y reflexiones:
-Anteriores informes de Revisión del Sistema de Gestión.
¿Del anterior acta de reunión hay algo pendiente? 

-Grado de cumplimiento de los Objetivos, Metas y Programa de Gestión, así como los cambios que se hayan realizado en los mismos.
¿Cómo han ido los objetivos? ¿Se han alcanzado? Si no ¿por qué?, ¿las metas / acciones se ha cumplido en plazo¿ ¿han sido efectivas?
-Informes de Auditorías Internas y de las realizadas por el Organismo de Certificación. 
¿Alguna desviación de importancia?, ¿Qué se ha hecho?, ¿alguna recomendación del auditor?, ¿Qué decisiones recomendamos al respecto?
-Comunicación interna y externa (partes interesadas)
¿Hemos tenido comunicaciones con la administración (gestores de residuos, consejería de medioambiente, inspección de trabajo, otros organismos,..?

-Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas.
Nº de acciones. ¿Más o menos que años anteriores? ¿Hay alguna todavía sin cerrar? ¿Por qué? ¿Hay alguna acción digna de mención? ¿Extraemos alguna enseñanza?
-Desempeño de los indicadores de Gestión.
Algún indicador varía en exceso? ´¿Algún indicador se aleja del resultado esperado? ¿Por qué creemos que pasa?
-Grado de cumplimiento del Plan de Formación y grado de eficacia de las acciones formativas.
¿Todos los cursos realizados? ¿Alguno no se ha podido realizar? ¿Por qué?. ¿Han sido eficaces?
-Satisfacción de clientes.
¿Se han realizado encuestas? ¿Todas las dimensiones analizadas demuestran tendencias sostenidas al alza? ¿Se mantienen? ¿Alguna baja en demasía? ¿Alguna razón?
¿Se disponen de informes del departamento comercial¿ ¿Qué valoran más los clientes¿ ¿En qué creen que necesitamos mejorar?

¿Disponemos de datos de facturación? ¿Nº de clientes que repiten (fidelidad)? ¿Aumento de facturación de clientes habituales?
-Recopilación de quejas, reclamaciones o sugerencias realizadas por los clientes.
Nº de reclamaciones. ¿Más o menos que años anteriores? ¿Hay alguna todavía sin cerrar? ¿Por qué? ¿Hay alguna acción digna de mención? ¿Extraemos alguna enseñanza?
-Desempeño de proveedores
Estado de proveedores homologados. ¿Alguna incidencia destacable? ¿Alguno nuevo con el que hayamos trabajado? ¿Merecería entrar? ¿Tenemos un proveedor homologado por cada suministro crítico?
-Resultados de evaluación del cumplimiento legal.
Algún requisito en vía de cumplimiento. ¿Por qué? ¿Hay alguna acción requisito de futura aplicación? 
-Resultados de la participación y consulta de los trabajadores.
¿Vías que hemos utilizado para la participación de los trabajadores? ¿Son eficaces? ¿Alguna decisión importante por cumplir?
-Desempeño de la actividad preventiva.
Evolución de los índices de siniestralidad. ¿Alguna desviación negativa? ¿Causas posibles? ¿Soluciones? Estado de la planificación preventiva. ¿Alguna acción pendiente? Estado de la programación anual del SPA ¿alguna acción sin acometer? ¿Acciones reseñables o comentarios del SPA a tomar en cuenta? ¿Informes higiénicos ó específicos y resultados? ¿Inspecciones de seguridad?
-Estado de investigación de incidentes y accidentes.
Nº de accidentes e incidentes. ¿Más o menos que años anteriores? ¿Hay alguno todavía sin cerrar? ¿Por qué? ¿Hay algún incidente digno de mención? ¿Extraemos alguna enseñanza?

-Desempeño ambiental de la organización.
Evolución de los indicadores ambientales. ¿Alguna desviación negativa? ¿Causas posibles? ¿Soluciones? Estado del plan de vigilancia ambiental. ¿Alguna acción pendiente? ¿De los aspectos ambientales identificados, es conveniente publicarlos a partes interesadas?
-Cambios que podrían afectar al Sistema de Gestión / oportunidades y/o recomendaciones para la mejora.
¿En el horizonte se ven cambios en la organización que puedan afectar al sistema? ¿Nuevos productos, servicios, etc…? ¿Hay algo en el mercado que nos permita mejorar en algún punto del sistema?
Grado de adecuación de la Política a las actividades y servicios prestados.
¿Hay nuevos servicios o procesos que convenga la revisión de la política?
Así pues, en una revisión del sistema, hay que ser claros, directos y concisos. Es más importante realizar un análisis sencillo de los datos disponibles y aportar soluciones, que realizar memorias de datos inconexos que no aportan que dificulta la detección de debilidades y fortalezas. Como siempre hay que utilizar las herramientas del sistema con cabeza, y no trabajar para el sistema, sino que el sistema de gestión trabaje para la empresa.