Uno de los puntos más importantes dentro de los sistema de seguridad y salud en el trabajo es el tema de la coordinación empresarial. Este aspecto es de vital importancia para asegurar la seguridad tanto de trabajadores propios como ajenos, así como de cualquier visitante o usuario de las instalaciones.


La coordinación empresarial ha de ser siempre bidireccional, entre empresa contratante y empresa contratada. Así la empresa cliente (contratista principal o promotor en obras de construcción) tiene la obligación de iniciar el proceso de coordinación con la empresa proveedora del servicio (subcontratista), mediante el intercambio de información preceptivo y regulado en los artículos 4.2. y 7 del Real Decreto 171/2004.

Este intercambio de información ha de asegurar que los riesgos generados por los trabajos a realizar en las instalaciones de la empresa contratante, no afectan a sus propios trabajadores, a otros trabajadores de empresas concurrentes (empresas que trabajan dentro de unas mismas instalaciones y que ejecutan su actividad de manera coincidente en el tiempo), o a visitantes o usuarios del centro de trabajo.

Este aspecto es de suma importancia para las empresas contratantes, puesto que según el artículo 42.3. del RDL 5/2000, de 4 de agosto, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social:

«La empresa principal responderá solidariamente con los contratistas y subcontratistas a que se refiere el apartado 3 del artículo 24 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales del cumplimiento, durante el período de la contrata, de las obligaciones impuestas por dicha Ley en relación con los trabajadores que aquéllos ocupen en los centros de trabajo de la empresa principal, siempre que la infracción se haya producido en el centro de trabajo de dicho empresario principal.»

Así, para asegurar que los riesgos los menores posibles y evitar responsabilidades subsidiarias, la empresa contratante ha de asegurarse de que:
  • Se han evaluado los riesgos existentes en los trabajos a realizar (ya sea mediante un Plan de Seguridad, en el caso de obras de construcción, ó una evaluación de riesgos específica en el resto de trabajos). 
  • Los trabajadores destinados a realizar los trabajos están formados en materia de seguridad y salud y que éstos están dados de alta en la seguridad social. 
A la hora de implantar sistemas OHSAS 18001, y empezar a trabajar con las empresas, nos hemos encontrado que este aspecto es de los más conocidos por la empresas, y que más recorrido documental tienen en la organización. Pero, el hecho de que las empresas no conozcan en profundidad la legislación vigente en este ámbito, y el miedo a las implicaciones que pueda tener el accidente de un trabajador en sus instalaciones, ha provocado que lo que tendría que ser un mero intercambio de información que agilice la coordinación y mejore la seguridad de la instalación, se transforme en un proceso «acumulador de papeles» con carpetas AZ llenas de documentación. Estas carpetas ni van a salvar vidas, ni van minimizar riesgos de accidentes, ni van proteger mejor a la empresa frente a una multa. Lo único que van a conseguir es entorpecer el flujo de información entre cliente-proveedor y ocupar estanterías enteras/archivos informáticos que serían más útiles de otra forma.

Desde este artículo queremos que sean conscientes de la documentación que realmente es necesaria frente a la documentación que usualmente nos encontramos en materia de coordinación:

  • Alta de la empresa en IAE. No requerida. 
  • Fotocopia del DNI del administrador. No requerida. 
  • Certificado de estar al corriente con la S. Social. Necesaria por que genera responsabilidad del contratista por impago de cuotas. 
  • Seguro de Responsabilidad Civil. No requerida. 
  • Fotocopia del contrato con SPA y recibo. No requerida. 
  • Alta de la empresa en la Seguridad social. Cubierta con Certificado de estar al corriente con S. Social. 
  • Documento de asociación a la Mutua de Accidentes. No requerida. 
  • TC1 y TC2. Necesaria por que genera responsabilidad del contratista por impago de cuotas. 
  • Certificado de estar al corriente con Hacienda. No requerida. 
  • Evaluación de riesgos específica de los trabajos. Sólo de aquellos puestos de trabajo afectados por el servicio u obra a desarrollar. 
  • Planificación de la actividad preventiva. Solo de aquellos puestos de trabajo afectados por el servicio u obra a desarrollar. 
  • Aceptación del PSS (sólo en obras de contrucción). No tiene sentido juridico. La recepción de la entrega por el contratista de la parte correspondiente del PSS se ha de firmar en el Libro de Subcontratación. 
  • Inscripción en el REA. Requerida para contratos de obras de construcción. 
  • Escritura de constitución de la empresa. No requerida. 
  • Apertura de centro de trabajo. No requerida. En obra de construcción obligación del contratista principal. 
  • Relación de productos químicos utilizados en los trabajos y FDS. A incluir en la evaluación de riesgos de los trabajos a realizar. 
  • Nombramiento del recurso preventivo: Sólo exigible al contratista principal (ver artículo de nuestro Blog «Trabajadores autonomos y recursos preventivos«.
  • Recibí de información y formación de los trabajadores. Requerida (ver art 10.2 del RD 171/2004)
  • Recibí de entrega de EPIS. No requerido.
  • Recibí certificado médico de aptitud. No requerido.
  • Informe de siniestralidad de los tres últimos años. No requerido.
  • Nombre del trabajador designado. No requerido. Carece de sentido si la modalidad preventiva de la organización proveedora no es la de trabajador designado.
  • Comunicación de accidentes mensualmente. No requerido.
  • Partes de baja de los trabajadores que causaron baja durante los trabajos. Necesario para determinar la responsabilidad de cliente o contratista principal en cada accidente.
  • Contrato de trabajo del trabajador. No requerido.
  • DNI. Necesario para poder identificar al trabajador y contrastarlo con TC1 y TC2. 
Así pues, si usted es cliente o contratista, céntrese en la documentación realmente necesaria y no trate de acumular más y más documentación. Lo único que conseguirá es entorpecer el proceso de coordinación. 

Si usted es proveedor de servicios y el contratista o cliente le solicita toda la documentación arriba indicada, o incluso más, aunque no sea legalmente exigible en su totalidad, entréguesela…. es su CLIENTE.

Desde aquí hemos intentado aclarar que documentación es importante desde el punto de vista de coordinación empresarial y que documentación es innecesaria. Esta en sus manos mejorar el proceso de coordinación.