Las 5s es una metodología de origen Japonés (se inició en Toyota en los años 60) que se originó con el objeto de mejorar la productividad en empresas manufactureras y el orden y limpieza en el puesto de trabajo.
A pesar de ser una metodología originada en entornos industriales y manufactureros, las 5s son universales, y se pueden aplicar en todo tipo de empresas y organizaciones (talleres, oficinas, almacenes,…) para con ello minimizar los desplazamientos improductivos y eliminar costes por una organización ineficiente.
Mejorar las condiciones de orden y limpieza no es una mera condición estética o de imagen para la organización, sino una vía para la mejora de la productividad de la organización y por ende para el incremento de la competitividad de la misma. Asimismo conseguimos beneficios de cara a la organización y trabajo en equipo dentro de la empresa, ya que para la implantación de un sistema 5s se requiere la implicación de todos los miembros de la organización, con lo que la mejora en el entorno de trabajo se hace una tarea de todos.
Así la implantación de un sistema 5s reporta múltiples benefícios a la empresa, como pueden ser los siguientes:
- Mejor imagen ante los clientes (especialmente importante en talleres, almacenes, ferreterías,…)
- Mejora del conocimiento del puesto de trabajo por parte de los trabajadores.
- Menor nivel de inmovilizado en la empresa (menos existencias)
- Más espacios productivos al disminuir el requerimiento para el almacén.
- Menos tiempos improductivos (recorridos para recoger materiales más cortes, menos inventarios,…)
- Menos averías en los equipos.
- Cambios de herramienta más eficaces.
- Disminución de accidentes e incidentes (más orden y organización, menor probabilidad de accidentes)
¿En que consisten las 5s?
Las 5s son las iniciales de 5 palabras japonesas que dan nombre a cada una de las etapas de la metodología a implantar:
SEIRI (Organización)
En esta primera etapa se identifican y eliminan los materiales innecesarios y/o obsoletos.
SEITON (Orden)
En la segunda etapa se determina el método más adecuado para ubicar, identificar los materiales y equipos de manera que sean fácil de localizar, utilizar y reponer. Es importante tener en cuenta que no ha un sistema de identificación y ubicación universal. Lo que funciona muy bien en una empresa, puede no funcionar en otra del mismo sector, ó lo que funciona muy bien en un departamento puede no funcionar en el departamento vecino. Por ello esta etapa es la más importante de las 5s, ya qua el diseño del sistema de identificación y ubicación ha de tener en cuenta la idiosincrasia de la empresa/departamento, y ha de tenerse en cuenta las observaciones de los trabajadores de la empresa/departamento en cuestión.
SEISO (Limpieza)
En la tercera etapa, que puede realizarse de forma conjunta o paralela a la segunda (Seiton), se procede a identificar y eliminar todas las fuentes de suciedad, y se proponen protocolos a seguir para mantener la organización en un estado de limpieza óptimo.
SEIKETSU (Control Visual)
En esta etapa se determinan los métodos de control visual para determinar cuando una situación es aceptable mediante normas sencillas y visibles para todos.
SHITSUKE (Disciplina y hábito)
Esta la la última etapa y es la que ha de mantenerse de manera continua en el tiempo, ya que consiste en trabajar los hábitos adquiridos durante las etapas anteriores.
Así, al acabar el proceso, deberíamos tener una empresa en la que:
- los materiales inútiles no existen.
- se han eliminado las fuentes de suciedad y desorden.
- todo está identificado y en su lugar asignado.
- existen avisos visuales fáciles de entender.
- se establece un sistema de control y mejora continua del sistema.
¿Como se trabajan?
Para implantar un sistema 5s, todos los niveles de la empresa han de participar en el proceso, desde la dirección como impulsor de la misma, hasta los empleados de base que son los que más información tienen del trabajo desarrollado en la organización y conocen como nadie los defectos y las mejoras a implementar.
Asimismo ha de existir un coordinador del proceso de implantación que permita armonizar todos los puntos de vista de la organización y coordine la implantación de cada una de las medidas.
Así hay tres roles importantes en el proceso de implantación de las 5s: La dirección, el coordinador y el equipo de implantación.
La dirección ha de desempeñar un papel facilitador en el proceso, proveyendo al sistema y a los trabajadores de las necesidades detectadas tanto de tiempo, como de recursos físicos (medios logísticos). Asimismo ha de ser parte activa del seguimiento del proceso de implantación, para hacer ver a los trabajadores de la importancia del sistema en implantación.
El coordinador es el guía en el proceso de implantación de las 5s, por ello es la persona clave en el proceso. Este rol se designa por la dirección (o contrata) para:
- Formar a los miembros del equipo de implantación (trabajadores de base).
- Coordinar las reuniones de planificación del proceso.
- Asegurar la eficacia de las reuniones y actividades de implantación gracias a sus conocimientos y experiencia.
- Revisar el estado de implantación de cada tarea y su conformidad frente al calendario de implantación.
- Informar a la dirección sobre el desarrollo del proyecto.
- Velar por el mantenimiento y mejora continua.
El equipo de implantación, son los trabajadores de base elegidos por dirección y coordinador para aportar sus ideas y experiencia al proceso de implantación. El número de integrantes ideal del equipo puede ser de 4 a 6 personas. Si la empresa dispone de varios departamentos claramente diferenciados, se deberían formar varios equipos. Las funciones de este equipo/s son:
- Reunir información necesaria de cada área.
- Proponer ideas de mejora.
- Establecer planes de acción y ejecutarlos.
- Efectuar seguimiento de las acciones.
Datos objetivos:
Como ejemplo de lo que puede conseguir mediante la correcta implantación de un sistema 5s podemos aportar los siguientes datos.
- Ahorro de tiempo de búsqueda de documentos 90%.
- Incremento de espacio de trabajo 35%.
- Ahorro de tiempo en búsqueda de herramientas /materiales 60%.
Asimismo, se pueden conseguir mejoras muy visuales e impactantes, tal y como podemos apreciar en este vídeo realizado por la empresa inventora del sistema 5s (Toyota).
Así pues, un sistema 5s es un sistema que además de aportar beneficios muy tangibles a la organización, es un sistema que permite a las organziaciones mejorar la imagen y el entorno de la misma, con lo que de manera indirecta la productividad de la organización también mejora. Sólo tiene que pensar en lo siguiente:
¿Trabajará más a gusto en el taller de la derecha o en el de la izquierda de la imagen?
¿Trabajará más a gusto en el taller de la derecha o en el de la izquierda de la imagen?
Muy buen artículo, 5S es una herramienta de calidad clave en la productividad de la empresa con el objetivo de tener mejores resultados en un ambiente limpio y agradable de trabajo.
Efectivamente…como desarrollamos en el post, en este tiempo de crisis mundial en el que estamos inmersos, la mejora de la productividad es clave para superarla, y gracias a herramientas de este tipo las empresas pueden encontrar una pequeña vía de escape.
gracias por el comentario y espero que el resto de post de nuestro blog te sean de utilidad tanto personal como profesional.
un saludo!